Dokumentacja pracownicza krócej przechowywana

Do międzyresortowych uzgodnień trafił projekt nowelizacji Kodeksu pracy. Zakłada on zmniejszenie zakresu dokumentacji pracowniczej, która podlegałaby długookresowemu przechowywaniu.
Projekt określa nowe okresy przechowywania dokumentacji, zróżnicowane zależnie od rodzaju dokumentu i jego przydatności: 1) do celów bieżących, 2) do dochodzenia roszczeń ze stosunku pracy oraz 3) dla celów emerytalno-rentowych. Proponuje się trzy okresy przechowywania: (1) okres zatrudnienia (tj. zniesienie obowiązku przechowywania dokumentu po zakończeniu zatrudnienia u danego pracodawcy), (2) pięcioletni okres po ustaniu zatrudnienia (dla dokumentacji, która może być pomocna przy dochodzeniu roszczeń ze stosunku pracy) oraz (3) pięćdziesięcioletni okres po ustaniu zatrudnienia (co do zasady, dotyczący dokumentów gromadzonych dla celów emerytalno-rentowych).

Dla okresów przechowywania tylko przez czas zatrudnienia oraz przez 50 lat przewiduje się opracowanie zamkniętych katalogów dokumentów. Pozostałe dokumenty podlegałyby obowiązkowi przechowywania przez okres 5 lat od ustania zatrudnienia. Zakłada się dopuszczenie przechowywania dokumentu po upływie okresu przewidzianego w ustawie aż do maksymalnego okresu wynoszącego 50 lat. Decyzję w tym przedmiocie podejmowałby pracodawca biorąc pod uwagę, że przechowywanie danych w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, może mieć miejsce nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania oraz z uwzględnieniem usprawiedliwionych interesów stron stosunku pracy.
W odniesieniu do grup pracowników, wobec których powinny mieć zastosowanie dłuższe okresy przechowywania dokumentacji, bądź powinna być gromadzona dokumentacja w szerszym zakresie, przepisy szczególne będą mogły przewidzieć ostrzejszy reżim (np. w odniesieniu do służb mundurowych, urzędników państwowych, czy pracowników pracujących w szczególnych warunkach).
Nowe rozwiązania zmniejszą koszty zatrudniających najliczniejszą grupę pracowników, przede wszystkim w sektorze prywatnym, przede wszystkim w związku ze znacznym ograniczeniem liczby dokumentów objętych obligatoryjnym archiwizowaniem przez okres 50-ciu lat. Docelowo przechowywanie dokumentacji pracowniczej powinno być w możliwie szerokim zakresie zelektronizowane. Ograniczenie zakresu dokumentacji pracowniczej gromadzonej w aktach osobowych, podlegającej obowiązkowi długoterminowego przechowywania, stanowi pierwszy etap prac nad kompleksowym uregulowaniem kwestii przechowywania tej dokumentacji. Działanie to ułatwi jego przyszłą elektronizację.

Źródło: legislacja.rcl.gov.pl